Organizar facturas para llegar a la gestoría sin acumular tickets

Emitidas y recibidas, en dos pilas

La Agencia Tributaria distingue el libro de facturas expedidas del de facturas recibidas. En la práctica del día a día la separación es la misma: lo que facturas a un cliente no se archiva junto a lo que te cobra un proveedor. Trimestre pide esa dirección en cada documento. No rellena por ti los libros registro de la sede; te deja las dos pilas listas para revisarlas.

Los libros registro del IVA son obligación formal en los casos que marca la norma. Esta guía no dice si te aplican ni cómo deben llevarse. Sirve para no mezclar papeles antes de esa conversación.

El flujo, en el orden que evita el montón

1. 01

   Guarda el documento el mismo día

   Foto o PDF cuando llega el papel o el correo. Si esperas al cierre, el ticket se pierde o se mezcla con otro trimestre.

2. 02

   Separa emitida y recibida

   Emitida: la que tú mandas a un cliente. Recibida: la que te manda un proveedor. No las juntes en un único montón.

3. 03

   Revisa cuatro datos

   Fecha, emisor, base e IVA. Si uno no se lee, el documento sigue pendiente. No lo des por bueno.

4. 04

   Deja visibles las excepciones

   Foto borrosa, fecha de otro trimestre, abono, o un papel sin base. Apártalos para comentárselos a la gestoría, no para esconderlos.

5. 05

   Exporta y escribe el contexto

   El ZIP lleva el CSV y los archivos que hubiera. En el mensaje a tu asesor, nombra lo que no está claro. Trimestre no envía el modelo.

Checklist antes de escribir a la gestoría

• Cada documento está marcado como emitido o recibido.
• La fecha es la del documento, no la del día en que hiciste la foto.
• Se lee quién lo emite y su identificación, si el papel la trae.
• Base e IVA son números que has confirmado, no un total a ojo.
• Lo borroso, incompleto o de otro periodo está aparte, con una nota.
• Tienes el ZIP del trimestre y una frase por cada excepción.

Un ejemplo de organización, sin importes

Imagina una semana de oficio. El lunes envías una factura a un cliente: es emitida. El miércoles el almacén te da un ticket de material: es recibida. El viernes fotografías un papel manchado donde no se ve la fecha: se queda pendiente. No entra en la previsión y no se lo presentas a la gestoría como si estuviera cerrado.

Al preparar el envío, el mensaje puede ser concreto: «Una emitida de esta semana, una recibida de material y un papel ilegible que no he confirmado». La FAQ de facturas recibidas recuerda que el registro oficial tiene sus propios datos. Tu nota no los sustituye: le ahorra a tu asesor adivinar qué falta.

Qué decir de las excepciones

• Documento de otro trimestre, para que no se cuele en este cierre.
• Abono o rectificación, señalado como tal y no como una factura nueva.
• Lectura dudosa: mejor repetir la foto que confirmar un dato inventado.
• Papel sin base o sin IVA legible: pendiente, no «cero».

Cuando el trimestre está separado, el siguiente paso es entender el número de la app. Está en la guía de previsión orientativa. Puedes crear la cuenta en el registro y probar el mismo flujo con tus documentos.